Préambule :
Avant la loi de simplification du Droit du 12 mai 2009, la seule contrainte formelle à laquelle la fiche de paie devait se plier était d’avoir valeur de justificatif, soit celle d’un document opposable aux tiers et ayant la même durée de vie que son destinataire.
Aucune norme administrative n’ayant jamais fixé de critères objectifs permettant de distinguer un justificatif qu’un simple relevé d’information, les progrès des outils informatiques, bureautiques et de reproduction ont permis la généralisation de l’impression laser des fiches de paie sur papier ordinaire.
Ces documents très facilement falsifiables sont à la source d’une partie très significative de fraudes de tous ordres dont aux prestations sociales.
La nouvelle fiche de paie depuis la loi de 2009 :
En plus de sa caractéristique de justificatif opposable aux tiers, la fiche de paie doit maintenant assurer l’intégrité des données, que la version soit électronique ou papier, répondant ainsi à la préoccupation de nombreux parlementaires lors des débats. Pour la version papier, cela se traduit par le respect des 5 critères suivants :
ØØ Authentification de l’émetteur ØØ Non répudiation par l’émetteur ØØ Non falsification ØØ Copie reconnaissable de l’original ØØ Exactitude des données
Les fiches de paie imprimées sur du papier ordinaire ou pré imprimé sans un minimum de procédés de sécurité ne répondent pas à ces critères.
Solution technique :
L’Administration fiscale produit depuis de nombreuses années ses avis d’imposition en respectant les règles applicables aux justificatifs opposables aux tiers assurant l’intégrité des données. Ces avis ont d’ailleurs largement supplanté la fiche de paie que ce soit vis-à-vis des organismes bancaires que de nombre d’organismes chargés de contrôler les revenus réels des administrés dans le cadre des conditions d’éligibilité à telle ou telle aide sociale.Pour ce faire, l’avis d’imposition intègre deux niveaux de sécurité :
La guilloche, motif complexe non reproductible à l’identique par les outils bureautiques les plus sophistiqués, Elle permet à l’original d’être reconnaissable de la copie.
Le mot latent, mention « Copie » qui n’apparaît qu’à la photocopie, et qui permet à l’œil nu de constater que le document remis est bien une copie conforme à l’original.
Solution préconisée :
La société SECURIDOC propose des imprimés spécifiques pour les fiches de paie (Gamme SECURIPAYE) qui intègrent 4 niveaux de sécurité :
-La guilloche, Le mot latent, Des micro lettres (procédé utilisé dans la plupart des formules de chèques),Une encre UV non reproductible quel que soit le procédé de reproduction employé
Prix : Pour un budget d’environ 1€ HT (pour 12 feuilles de paye) par agent par an, sans aucune modification des procédés d’impression ni des systèmes informatiques, SECURIDOC offre une solution plus sécurisée que celle retenue par l’Administration fiscale, et donc 100% compatible avec les nouvelles normes telles qu’imposées par la loi du 12 mai 2009.
Avantages de la solution :
Sans nouvel investissement et pour un budget très marginal par rapport à l’exercice de production des fiches de paie, la solution permet de démontrer une volonté politique ferme en matière de sécurité, la production d’un effort visant à réduire des déficits publics très significatifs, et de se conformer à un texte de loi somme toute impératif.